Bedrijfsfeest in het najaar: de checklist die je niet wilt overslaan

Kort antwoord. Begin zes weken vooraf met datum en locatie, en vraag meteen na hoe laat het geluid uit moet. In het najaar zijn zalen en restaurants snel vol en is een geluidsbeperking eerder regel dan uitzondering. Wie die twee dingen eerst vastlegt, heeft de rest van de organisatie binnen twee weken rond.

Waarom het najaar anders is dan de zomer

Tussen eind september en half december wordt bijna elke zaal meerdere keren per week gebruikt voor eindejaarsfeesten. Dat merk je aan de beschikbaarheid, aan de prijzen en aan de agenda van DJ's en verhuurders. Een datum die in juni nog vrij was, is in november al bezet.

Daar komt bij: najaarsfeesten zijn binnen. En binnen betekent buren, bovenburen, een verhuurder met huisregels en vaak een geluidsbeperking na 22:00 of 23:00. Dat is de belangrijkste reden dat bedrijven in deze maanden voor een silent disco kiezen in plaats van boxen.

De tijdlijn die werkt

Zes weken vooraf: datum, locatie, eindtijd

Leg de datum vast en vraag bij de locatie naar drie dingen: hoe laat moet het stil zijn, is er stroom bij de plek waar de muziek komt, en is er een afsluitbare ruimte voor apparatuur. Noteer de antwoorden — je hebt ze later nodig.

Als de locatie een geluidsbeperking heeft, bespreek dan meteen dat je met koptelefoons werkt. Dat is vaak de reden dat je de ruimte überhaupt kunt gebruiken.

Vijf weken vooraf: gastenaantal en programma

Reken met het aantal aanmeldingen plus een marge van 10 procent. Voor de muziek maakt dat uit: bij 50 gasten is één set genoeg, bij 150 wordt het een andere opstelling met een uitgiftepunt.

Bepaal ook het moment waarop de muziek begint. Een diner met achtergrondmuziek vraagt iets anders dan een feest met drie kanalen — bij een silent disco kun je dat combineren: één kanaal zacht, het andere voor wie wil dansen.

Vier weken vooraf: geluid, licht en stroom

Dit is het punt waarop veel feesten vastlopen. Drie vragen:

• Mag er geluid zijn, en tot hoe laat?
• Is er stroom bij de plek waar de muziek komt?
• Is er een afsluitbare ruimte voor de set?

Onze bekabelde zender heeft stroom nodig, de accu-versie niet. En die afsluitbare ruimte scheelt je een hoop zorgen bij het opruimen.

Drie weken vooraf: eten, drinken en vervoer

Regel het vervoer naar huis voordat je over het feest praat. Een feest dat om middernacht stopt en waar iedereen een half uur op een taxi wacht, zakt als een pudding in elkaar.

Bij een diner-plus-feest: houd de overgang kort. Een half uur wachten tussen hoofdgerecht en muziek is dodelijk voor de sfeer.

Twee weken vooraf: de laatste check

• Aantal koptelefoons en zenders bevestigen.
• Afspreken wie de set in ontvangst neemt en wie hem terugstuurt.
• Eén aanspreekpunt op de dag zelf, met telefoonnummer.
• Een korte uitleg voor de gasten: koptelefoon op, kanaal kiezen, klaar.
• Inhoudelijke check van de playlists per kanaal.

De dag zelf

Reken een uur voor de start voor het neerzetten en testen. Zet de koptelefoons klaar op een plek waar mensen langskomen, niet in een hoek. Test alle kanalen even met twee mensen — niets is vervelender dan er om 22:00 achter komen dat één zender niet meedoet.

Leg ook één vel papier neer met de kanalen ("1 = hits, 2 = rustig, 3 = Nederlandstalig"). Dat scheelt tientallen vragen bij de uitgifte.

Wat het kost

Voor een bedrijfsfeest van 100 mensen met 3 zenders zit je op ongeveer € 339,- voor één huurdag, inclusief btw en verzending. Voor 150 mensen is dat ongeveer € 490,-, voor 250 ongeveer € 793,-. De actuele bedragen staan in het prijzenoverzicht; boven de 850 koptelefoons werken we met een offerte op maat.

Wil je een prijsopgave voor je najaarsfeest? Dat kan via de offertepagina. Weet je het aantal al, dan reken je het zelf uit in de configurator.

Veelgestelde vragen

Hoe lang vooraf moet ik een silent disco boeken?

Voor een najaarsfeest het liefst vier tot zes weken. In november en december loopt de agenda snel vol, vooral op vrijdag- en zaterdagavond.

Kan een silent disco in een zaal met een geluidsbeperking?

Juist daar is hij voor bedoeld: er gaat geen muziek de lucht in, dus de beperking raakt alleen de sfeer, niet de muziek.

Wat als er geen stroom is bij de muziekplek?

Dan nemen we de accu-zender mee. Die werkt zonder stopcontact; de bekabelde variant heeft stroom nodig.